Firmeninterne Warnsysteme und Beschäftigtendatenschutz.

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Download als RTFStand: Oktober 2007

"Whistleblowing-Hotlines" sind firmeninterne Warnsysteme, über die Mitarbeiter/-innen ein nicht regelkonformes Verhalten ihrer Kollegen/-innen melden können. Sie gewinnen für Unternehmen zunehmend an Bedeutung. Dabei legt in der Regel die Firmenleitung fest, auf welchem Weg solche Mitteilungen zu erfolgen haben und verpflichten ihre Beschäftigten dazu, bestimmte Verhaltensweisen oder Sachverhalte zu melden.

Mit der Meldung von Verstößen gegen Verhaltenspflichten in automatisierten Verfahren gehen die Erhebung, Übermittlung und Speicherung von personenbezogenen Daten einher. Die Gestaltung und Auswahl von Datenverarbeitungssystemen für Whistleblowing-Hotlines stellen für die Unternehmen immer eine Gratwanderung dar. So gelten grundsätzlich die datenschutzrechtlichen Grundsätze. Auf der anderen Seite bergen solche Systeme die Gefahr eines Missbrauchs durch Denunziantentum, Verleumdung oder Falschmeldung, insbesondere, wenn z. B. anonyme Meldungen zugelassen werden.

Whistleblowing-Hotlines sind nach § 28 Abs. 1 Nr. 2 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) nur zulässig, wenn sie zur Wahrung der berechtigten Interessen der Unternehmen, Regelverstöße aufzudecken und zu vermeiden, notwendig sind und schutzwürdige Interessen der Beschäftigten nicht überwiegen. Die Anlässe für eine Meldung sind festzulegen. Als zulässige Zwecke kommen hier die Verhinderung oder das Aufdecken von Verhaltensweisen in Betracht, die einen sich gegen das Unternehmensinteresse richtenden Straftatbestand (z. B. Korruption und Unterschlagung) erfüllen. Der wertausfüllende Begriff der schutzwürdigen Interessen des Beschäftigten verlangt eine Abwägung des Persönlichkeitsrechts des Betroffenen und des Stellenwerts, den die Offenlegung und Verwendung seiner Daten für ihn hat, mit dem Unternehmensinteresse an der Aufklärung von Fehlverhalten.

Eine Regelung über derartige Hotlines sollte den angesprochenen Personenkreis und den Zweck der jeweiligen Hotline konkret bestimmen. Außerdem müssen die Beschäftigten immer über Zweck, Organisation und Nutzungsbedingungen sowie Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschungsrechte der Betroffenen unterrichtet werden.

Anonyme Hinweise und Anzeigen sollten nur in Ausnahmefällen akzeptiert werden. Anonymität widerspricht dem Transparenzprinzip, begünstigt eher Missbrauch und Denunziantentum. Durch anonyme Hinweise gemeldete Personen können sich gegen eine etwaige Verleumdung in einem rechtsstaatlichen Verfahren nicht wehren. Den Hinweisgebern muss verdeutlicht werden, dass ihre Identität den Personen, die an weiteren Überprüfungen oder gegebenenfalls anschließend eingeleiteten Gerichtsverfahren beteiligt sind, enthüllt werden kann. Ein Unternehmen wird erfahrungsgemäß auch damit rechnen müssen, bei Anonymität der Eingaben eine Vielzahl unkonkretisierter Beschuldigungen zu erhalten.

Wegen der besonderen Risiken für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen muss vor dem Einsatz eines derartigen automatisierten Verfahrens durch den Beauftragten für Datenschutz der verantwortlichen Stelle eine Vorabkontrolle vorgenommen und entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen zur Wahrung der Vertraulichkeit (z. B. sichere Übertragungswege) und der Löschungsverpflichtung getroffen werden.