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Es besteht oft Unsicherheit, unter welchen Voraussetzungen eine nicht öffentliche Stelle einen Beauftragten für den Datenschutz bestellen muss. Achtung: Nach dem neuen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) muss in weitaus mehr Fällen als bisher ein betrieblicher Datenschutzbeauftragter bestellt werden! Die nachstehenden Informationen sollen ermöglichen, die richtige Antwort zu finden. Im Zweifel hilft Ihnen die Landesbeauftragte für den Datenschutz weiter, die die Aufgaben der Aufsichtsbehörde des Landes Bremen nach den Vorschriften des BDSG wahrnimmt.
Diese Informationen treffen nicht auf Behörden oder andere öffentliche Stellen zu.
Das Bundesdatenschutzgesetz gilt für alle nicht öffentlichen Stellen, dazu gehören Personen, Betriebe und privatrechtliche Zusammenschlüsse, insbesondere
soweit sie personenbezogene Daten
es sei denn, die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung der Daten erfolgt ausschließlich für persönliche oder familiäre Tätigkeiten.
Nicht öffentliche Stellen, die personenbezogene Daten automatisiert verarbeiten, haben einen Beauftragten für den Datenschutz zu bestellen, wenn in der Regel neun Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung beschäftigt sind. Wenn personenbezogene Daten auf andere Art und Weise erhoben, verarbeitet oder genutzt werden (z. B. Einsortieren von Bankauszügen oder Kuvertieren von Briefen per Hand), ist die Bestellung erst erforderlich, wenn mindestens 20 Personen in der Regel damit beschäftigt sind.
Zu berücksichtigen sind sämtliche Personen, die mit der Verarbeitung personenbezogener Daten zu tun haben. Es kommt nicht darauf an, wie lange oder häufig diese Personen mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten ausgefüllt sind. Es wird auch nicht gefordert, dass sie im Rahmen der Arbeitszeit überwiegend einer solchen Tätigkeit nachgehen. Entscheidend ist der Zugang zu den personenbezogenen Daten in der nicht öffentlichen Stelle und die Möglichkeit des Umgangs damit.
Unabhängig von der Anzahl der mit der automatisierten Verarbeitung beschäftigten Personen müssen nicht öffentliche Stellen einen Beauftragten für den Datenschutz bestellen, wenn personenbezogene Daten geschäftsmäßig
Der Beauftragte für den Datenschutz ist innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Verarbeitungstätigkeit zu bestellen. Die Bestellung muss schriftlich erfolgen.
Zum Beauftragten für den Datenschutz darf nur bestellt werden, wer die zur Erfüllung seiner Aufgaben erforderliche Fachkunde und Zuverlässigkeit besitzt. Unter Fachkunde versteht man neben Kenntnissen der Organisation des Betriebes die notwendigen Kenntnisse über die eingesetzten Datenverarbeitungsanlagen und im Datenschutzrecht. Unter Zuverlässigkeit versteht man sowohl eine persönliche als auch eine fachlich-objektive Zuverlässigkeit.
Wenn der Beauftragte für den Datenschutz noch mit anderen Aufgaben betraut ist, darf diese Tätigkeit nicht zu einer Interessenkollision mit der Aufgabe als Beauftragter für den Datenschutz führen. In aller Regel dürfen daher nicht bestellt werden:
Mit der Aufgabe eines Beauftragten für den Datenschutz kann auch eine Person außerhalb der verantwortlichen Stelle betraut werden.
Der Beauftragte für den Datenschutz ist dem Leiter der verantwortlichen Stelle unmittelbar unterstellt, in der Ausübung seiner Fachkunde auf dem Gebiet des Datenschutzes weisungsfrei und darf wegen der Erfüllung seiner Aufgaben nicht benachteiligt werden. Die Bestellung zum Beauftragten für den Datenschutz kann in entsprechender Anwendung von § 626 BGB sowie auf Verlangen der Aufsichtsbehörde widerrufen werden.
Der Beauftragte für den Datenschutz wirkt auf die Einhaltung des Bundesdatenschutzgesetzes und anderer Vorschriften über den Datenschutz hin. Er hat insbesondere
Außerdem führt er Vorabkontrollen durch, wenn automatisierte Verarbeitungen besondere Risiken für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen aufweisen.
Der Beauftragte für den Datenschutz wirkt darauf hin, dass die Rechte der Betroffenen auf Auskunft, Benachrichtigung, Berichtigung, Löschung, Sperrung, Unterrichtung und Widerspruch gewahrt werden. Er hat Beschwerden nachzugehen, wenn Betroffene (zum Beispiel Beschäftigte der nicht öffentlichen Stelle, Kunden, Lieferanten, Kreditnehmer) sich mit dem Vorwurf an ihn wenden, durch die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten in ihren Rechten verletzt worden zu sein. Im Hinblick auf die Wahrnehmung dieser Aufgaben hat der Beauftragte für den Datenschutz Verschwiegenheit über den Betroffenen sowie über Umstände, die Rückschlüsse auf den Betroffenen ermöglichen zu wahren.
Weiterhin wirkt er darauf hin, dass die technischen und organisatorischen Maßnahmen getroffen werden, die erforderlich sind, die Ausführungen der Vorschriften über den Datenschutz zu gewährleisten. Dies kann beispielsweise durch die Erstellung eines Datenschutz- und Datensicherheitskonzeptes geschehen.
Die verantwortliche Stelle hat den Beauftragten für den Datenschutz bei der Erfüllung seiner Aufgaben zu unterstützen; ihm sind insbesondere, soweit dies zur Erfüllung seiner Aufgaben erforderlich ist, Hilfspersonal sowie Räume, Einrichtungen, Geräte und Mittel zur Verfügung zu stellen.
Er ist von der verantwortlichen Stelle über Vorhaben der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten rechtzeitig zu unterrichten. Außerdem ist ihm eine Übersicht über die Verfahren automatisierter Verarbeitungen sowie über zugriffsberechtigte Personen zur Verfügung zu stellen. Auf Antrag hat er die Übersicht für jedermann in geeigneter Weise verfügbar zu machen (z. B. durch Einsicht darin).
Wenn ein Beauftragter für den Datenschutz nicht bzw. nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig bestellt wird, begeht der Leiter bzw. Inhaber der verantwortlichen Stelle eine Ordnungswidrigkeit, die mit einer Geldbuße bis zu 25.000.- Euro geahndet werden kann.
Die einschlägigen Bestimmungen des BDSG
Dann können Sie sich direkt an die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit der Freien Hansestadt Bremen, Arndtstr. 1, 27570 Bremerhaven, Tel.: 0421/361-2010;
Fax: 0421/361-18495;
E-Mail: office@datenschutz.bremen.de wenden.
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