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vom 15. September 1995 (Brem.GBl. S.387), zuletzt geändert am 28. Juni 2005 (Brem.GBl. S. 308) - Auszug -
(1) Wird in den Fällen der §§ 44 bis 47 eine ärztliche Untersuchung durchgeführt, teilt der Arzt nur im Einzelfall auf Anforderung der Behörde das die tragenden Feststellungen und Gründe enthaltende Gutachten mit, soweit deren Kenntnis für die Behörde unter Beachtung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit für die von ihr zu treffende Entscheidung erforderlich ist.
(2) Die Mitteilung des Arztes über die Untersuchungsbefunde ist in einem gesonderten, verschlossenen und versiegelten Umschlag zu übersenden; sie ist verschlossen zu der Personalakte des Beamten zu nehmen. Die an die Behörde übermittelten Daten dürfen nur für die nach § 43 Abs. 3, § 44 Abs. 2 und den §§ 45 bis 47 zu treffende Entscheidung verarbeitet oder genutzt werden.
(3) Zu Beginn der Untersuchung ist der Beamte auf deren Zweck und die Übermittlungsbefugnis an die Behörden hinzuweisen. Der Arzt übermittelt dem Beamten oder, soweit dem ärztliche Gründe entgegenstehen, dessen Vertreter eine Kopie der aufgrund dieser Vorschrift an die Behörden erteilten Auskünfte.
Der Dienstherr darf personenbezogene Daten über Bewerber, Beamte und ehemalige Beamte nur erheben, soweit dies zur Begründung, Durchführung, Beendigung oder Abwicklung des Dienstverhältnisses oder zur Durchführung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen, insbesondere auch zu Zwecken der Personalplanung und des Personaleinsatzes, erforderlich ist und dadurch schutzwürdige Belange des Betroffenen nicht beeinträchtigt werden oder eine Rechtsvorschrift dies erlaubt. Das Nähere über Inhalt und Umfang dieser Datenerhebung, insbesondere auch hinsichtlich medizinischer und psychologischer Untersuchungen, regelt die oberste Dienstbehörde*; Fragebogen, mit denen solche personenbezogenen Daten erhoben werden, bedürfen vom 1. Januar 1994 ihrer Genehmigung.
(1) Über jeden Beamten ist eine Personalakte zu führen; sie ist vertraulich zu behandeln und vor unbefugter Einsicht zu schützen. Zur Personalakte gehören alle Unterlagen einschließlich der in Dateien gespeicherten Daten, die den Beamten betreffen, soweit sie mit seinem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (Personalaktendaten); andere Unterlagen dürfen in die Personalakte nicht aufgenommen werden. Personalaktendaten dürfen ohne Einwilligung des Beamten nur für die in § 93 genannten Zwecke verarbeitet werden. Nicht Bestandteil der Personalakte sind Unterlagen, die besonderen, von der Person und dem ienstverhältnis sachlich zu trennenden Zwecken dienen, insbesondere Unterlagen über ärztliche und psychologische Untersuchungen und Tests und über ärztliche Behandlungen sowie Prüfungs-, Sicherheits- und Kindergeldakten. Kindergeldakten können mit Besoldungs- und Versorgungsakten verbunden geführt werden, wenn diese von der übrigen Personalakte getrennt sind und in einer von der übrigen Personalverwaltung getrennten Organisationseinheit bearbeitet werden; § 35 des Ersten Buches Sozialgesetzbuch und die §§ 67 bis 78 des Zehnten Buches Sozialgesetzbuch bleiben unberührt.
(2) Die Personalakte kann nach sachlichen Gesichtspunkten in Grundakte und Teilakten gegliedert werden. Teilakten können bei der für den betreffenden Aufgabenbereich zuständigen Behörde geführt werden. Nebenakten (Unterlagen, die sich auch in der Grundakte oder in Teilakten befinden) dürfen nur geführt werden, wenn die personalverwaltende Behörde nicht zugleich Beschäftigungsbehörde ist oder wenn mehrere personalverwaltende Behörden für den Beamten zuständig sind; sie dürfen nur solche Unterlagen enthalten, deren Kenntnis zur rechtmäßigen Aufgabenerledigung der betreffenden Behörde erforderlich ist. In die Grundakte ist ein vollständiges Verzeichnis aller Teil- und Nebenakten aufzunehmen. Die oberste Dienstbehörde erläßt Verwaltungsvorschriften über die Führung der Personalakten.
(3) Zugang zur Personalakte dürfen nur Personen haben, die mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragt sind, und nur soweit dies zu den in § 93 genannten Zwecken erforderlich ist; dies gilt auch für den Zugang im automatisierten Abrufverfahren.
Unterlagen über Beihilfen sind stets als Teilakte zu führen. Die Beihilfeakte ist von der übrigen Personalakte getrennt aufzubewahren. Sie soll in einer von der übrigen Personalverwaltung getrennten Organisationseinheit bearbeitet werden; Zugang sollen nur Beschäftigte dieser Organisationseinheit haben. Die Beihilfeakte darf für andere als für Beihilfezwecke nur verwendet oder nur weitergegeben werden, wenn der Beihilfeberechtigte und der bei der Beihilfegewährung berücksichtigte Angehörige im Einzelfall einwilligen, die Einleitung oder Durchführung eines im Zusammenhang mit einem Beihilfeantrag stehenden behördlichen oder gerichtlichen Verfahrens dies erfordert oder soweit es zur Abwehr erheblicher Nachteile für das Gemeinwohl, einer sonst unmittelbar drohenden Gefahr für die öffentliche Sicherheit oder einer schwerwiegenden Beeinträchtigung der Rechte einer anderen Person erforderlich ist. Die Sätze 1 bis 4 gelten entsprechend für Unterlagen über Heilfürsorge und Heilverfahren.
Der Beamte ist zu Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen, die für ihn ungünstig sind oder ihm nachteilig werden können, vor deren Aufnahme in die Personalakte zu hören, soweit die Anhörung nicht nach anderen Rechtsvorschriften erfolgt. Die Äußerung des Beamten ist zur Personalakte zu nehmen.
(1) Der Beamte hat, auch nach Beendigung des Beamtenverhältnisses, ein Recht auf Einsicht in seine vollständige Personalakte.
(2) Einem Bevollmächtigten des Beamten ist Einsicht zu gewähren, soweit dienstliche Gründe nicht entgegenstehen. Dies gilt auch für Hinterbliebene, wenn ein berechtigtes Interesse glaubhaft gemacht wird, und deren Bevollmächtigte. Für Auskünfte aus der Personalakte gelten die Sätze 1 und 2 entsprechend.
(3) Die personalaktenführende Behörde bestimmt, wo die Einsicht gewährt wird. Soweit dienstliche Gründe nicht entgegenstehen, können Auszüge, Abschriften, Ablichtungen oder Ausdrucke gefertigt werden; dem Beamten ist auf Verlangen ein Ausdruck der zu seiner Person automatisiert gespeicherten Personalaktendaten zu überlassen.
(4) Der Beamte hat ein Recht auf Einsicht auch in andere Akten, die personenbezogene Daten über ihn enthalten und für sein Dienstverhältnis verarbeitet werden, soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist; dies gilt nicht für Sicherheitsakten. Die Einsichtnahme ist unzulässig, wenn die Daten des Betroffenen mit Daten Dritter oder geheimhaltungsbedürftigen nicht personenbezogenen Daten derart verbunden sind, daß ihre Trennung nicht oder nur mit unverhältnismäßig großem Aufwand möglich ist. In diesem Fall ist dem Beamten Auskunft zu erteilen.
(1) Ohne Einwilligung des Beamten kann die Personalakte für die in § 93 genannten Zwecke der obersten Dienstbehörde, der unabhängigen Stelle (§ 23), dem Richterwahlausschuß und einer im Rahmen der Dienstaufsicht weisungsbefugten Behörde vorgelegt werden. Das gleiche gilt für Behörden desselben Geschäftsbereichs, soweit die Vorlage zur Vorbereitung oder Durchführung einer Personalentscheidung notwendig ist, sowie für Behörden eines anderen Geschäftsbereichs desselben Dienstherrn, soweit diese an einer Personalentscheidung mitzuwirken haben. Ärzten und Psychologen, die im Auftrag der personalverwaltenden Behörde ein ärztliches oder psychologisches Gutachten erstellen oder einen entsprechenden Test durchführen, darf die Personalakte ebenfalls ohne Einwilligung des Beamten vorgelegt werden. Für Auskünfte aus der Personalakte gelten die Sätze 1 bis 3 entsprechend.
(2) Auskünfte an Dritte dürfen nur mit Einwilligung des Beamten erteilt werden, es sei denn, daß die Abwehr einer erheblichen Beeinträchtigung des Gemeinwohls oder der Schutz berechtigter, höherrangiger Interessen des Dritten die Auskunftserteilung zwingend erfordert. Inhalt und Empfänger der Auskunft sind dem Beamten schriftlich mitzuteilen.
(3) Vorlage und Auskunft sind auf den jeweils erforderlichen Umfang zu beschränken; soweit eine Auskunft ausreicht, ist von einer Vorlage abzusehen.
(1) Unterlagen über Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen, auf die die Tilgungsvorschriften der Disziplinarordnung keine Anwendung finden, sind
1. falls sie sich als unbegründet oder falsch erwiesen haben, mit Zustimmung des Beamten unverzüglich,
2. falls sie für den Beamten ungünstig sind oder ihm nachteilig werden können, auf Antrag des Beamten nach drei Jahren aus der Personalakte oder anderen Akten nach § 93d Abs. 4 Satz 1 Halbsatz 1 zu entfernen und zu vernichten. Satz 1 Nr. 2 gilt nicht für dienstliche Beurteilungen. Die Frist nach Satz 1 Nr. 2 wird durch erneute Sachverhalte im Sinne dieser Vorschrift oder durch die Einleitung eines Straf- oder Disziplinarverfahrens unterbrochen. Stellt sich der erneute Vorwurf als unbegründet oder falsch heraus, gilt die Frist als nicht unterbrochen.
(2) Mitteilungen in Strafsachen, soweit sie nicht Bestandteil einer Disziplinarakte sind, sowie Auskünfte aus dem Bundeszentralregister sind mit Zustimmung des Beamten nach drei Jahren zu entfernen und zu vernichten. Absatz 1 Satz 3 und 4 gilt entsprechend.
(1) Personalaktendaten dürfen in Dateien nur für die in § 93 genannten Zwecke verarbeitet werden. Ihre Übermittlung ist nur nach Maßgabe des § 93e zulässig. Ein automatisierter Datenabruf durch andere Behörden ist unzulässig, soweit durch besondere Rechtsvorschrift nichts anderes bestimmt ist.
(2) Personalaktendaten im Sinne des § 93b dürfen automatisiert nur im Rahmen ihrer Zweckbestimmung und nur von den übrigen Personaldateien technisch und organisatorisch getrennt verarbeitet werden.
(3) Von den Unterlagen über ärztliche oder über psychologische Untersuchungen und Tests dürfen im Rahmen der Personalverwaltung nur die Ergebnisse automatisiert verarbeitet werden, soweit sie die Eignung betreffen und ihre Verarbeitung dem Schutz des Beamten dient.
(4) Beamtenrechtliche Entscheidungen dürfen nicht ausschließlich auf Informationen oder Kenntnisse gestützt werden, die unmittelbar durch automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten gewonnen werden.
(5) Bei erstmaliger Speicherung ist dem Beamten die Art der über ihn nach Absatz 1 gespeicherten Daten mitzuteilen, bei wesentlichen Änderungen ist er zu benachrichtigen. Ferner sind die Verarbeitungsformen automatisierter Personalverwaltungsverfahren zu dokumentieren und einschließlich des jeweiligen Verwendungszweckes sowie der regelmäßigen Empfänger und des Inhalts automatisierter Datenübermittlung allgemein bekanntzugeben.
(1) Personalakten sind nach ihrem Abschluß von der personalaktenführenden Behörde fünf Jahre, soweit die Möglichkeit eines Wiederauflebens eines Versorgungsanspruchs besteht dreißig Jahre, aufzubewahren. Personalakten sind abgeschlossen, wenn
1. der Beamte ohne Versorgungsansprüche aus dem öffentlichen Dienst ausgeschieden ist, mit Ablauf des Jahres der Vollendung des 65. Lebensjahres, in den Fällen des § 49 dieses Gesetzes und des § 10 der Bremischen Disziplinarordnung jedoch erst, wenn mögliche Versorgungsempfänger nicht mehr vorhanden sind,
2. der Beamte ohne versorgungsberechtigte Hinterbliebene verstorben ist, mit Ablauf des Todesjahres,
3. nach dem verstorbenen Beamten versorgungsberechtigte Hinterbliebene vorhanden sind, mit Ablauf des Jahres, in dem die letzte Versorgungsverpflichtung entfallen ist.
(2) Unterlagen über Erkrankungen, Beihilfen, Freie Heilfürsorge, Heilverfahren, Vorschüsse, Abtretungen, Verpfändungen und Pfändungen, Unterstützungen, Reise- und Umzugskostenvergütungen und Erholungsurlaub sind fünf Jahre nach Ablauf des Jahres aufzubewahren, in dem die Bearbeitung des einzelnen Vorgangs abgeschlossen wurde. Unterlagen, aus denen die Art einer Erkrankung ersichtlich ist, sind unverzüglich zurückzugeben, wenn sie für den Zweck, zu dem sie vorgelegt worden sind, nicht mehr benötigt werden.
(3) Personalakten werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet, wenn sie nicht vom zuständigen Archiv übernommen werden.
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